Outils de partage de documents gratuits avec des collègues, des clients

Aujourd’hui, en raison de la limite de poids, le mail n’est pas toujours la solution idéale pour partager des documents avec des collègues, des clients ou avec des amis dans les entreprises. Face à cette situation, il est recommandé de passer par une plateforme spécialisée dans l’envoi de documents ou de fichiers.

Solutions de partage de fichiers numériques

À ce titre, vous aurez besoin d’un outil de partage de fichiers numériques. Découvrez, dans cet article, notre sélection des meilleurs outils que vous pouvez utiliser pour partager des documents textes, des vidéos ou des photos de manière gratuite en ligne.

À quoi sert le Partage de Documents

Également connue sous le nom de partage de fichiers, on parle de partage de documents lorsque les utilisateurs partagent des fichiers informatiques publics ou privés entre eux par le biais d’un réseau. Souvent, ce réseau est basé sur Internet et les fichiers se trouvent soit sur les ordinateurs des participants individuels soit sur des serveurs dédiés où ils sont distribués aux utilisateurs intéressés.

Comment Configurer les signatures électroniques Google Workspace Gmail ?

Aucune limite à la taille des fichiers n’est exigée et c’est la raison pour laquelle l’on a recours à des plateformes de conférence Web pour transférer ces fichiers volumineux. Ainsi, il est possible de passer en toute facilité des liens, des médias, des vidéos, des fichiers audio. Aujourd’hui, l’expression « partage de fichiers » est également utilisée lorsque des fichiers plus petits sont échangés via Messenger, email et autres moyens similaires.

Avantages Partage de Documents

En plus d’être facile, simple et plus rapide à retracer, le partage de documents présente de nombreux atouts pour les établissements professionnels. Les voici :

• Une efficacité accrue : le partage de fichiers est une solution révolutionnaire qui permet aux équipes d’avoir rapidement accès aux fichiers et données importants chaque fois qu’elles en ont besoin. Ce faisant, vous êtes certain d’atteindre vos indicateurs de performance clé en acquérant plus de clients et en augmentant les ventes ;

• Une centralisation des fichiers pour plus de cohérence : un service de partage de documents vous permet de condenser les fichiers dans la version la plus récente et de réduire l’encombrement des fichiers. Vos éléments importants mêmes de grande taille ou haute résolution sont stockés dans le cloud. Cela vous évite de naviguer entre plusieurs versions d’un même fichier avec les mêmes informations ;

• Une protection contre la perte de données : aujourd’hui, plusieurs services de partage de fichiers facilitent la mise à jour et la sauvegarde de toutes vos données en temps réel. Ils atténuent ainsi l’impact d’un éventuel crash informatique ou d’une violation de données ;

• Une réduction des coûts : l’envoi des copies numériques en lieu et place d’impressions lourdes et coûteuses par courrier est une technique très économique. Vous avez également l’assurance que le destinataire a reçu vos fichiers.

eSignature de Google Drive : Une Nouvelle fonctionnalité de signature electronique sur la suite Google Workspace

Inconvénients Partage de Documents

Le partage de documents est indispensable à toute entreprise qui veut être efficace dans la synchronisation des données et la collaboration entre les équipes. Toutefois, il est aussi important de connaitre les risques liés au partage de documents. Il s’agit de :

• l’exposition de données sensibles : avec le partage de document, il y a de fortes chances que vos données sensibles soient exposées par un acteur malveillant interne. Ceci peut être fait de manière intentionnelle ou accidentelle. Vous courrez plus le risque de violation de données lorsque les employés ne sont pas correctement formés à la cybersécurité ou si des politiques de sécurité organisationnelles ne sont pas mises en place ;

• la vulnérabilité aux cyberattaques : il existe des services de partage de fichiers qui exigent de contourner les pare-feu pour être en mesure de télécharger des fichiers. Cela ouvre la porte aux attaquants ;

• le téléchargement de logiciels malveillants : si, par malchance, un fichier malveillant est implanté dans votre service de partage de fichiers de manière involontaire, un employé pourrait ouvrir ou télécharger le fichier et exposer votre système à des logiciels malveillants, espions ou tout autre logiciel menaçant.

Liste des solutions de Partage de Documents gratuits

Envie de connaitre le top 10 des outils de partage de documents qui permettent d’échanger des fichiers en entreprise ? On vous dit tout.

Drive Google: synchronisation de document et dossiers partagés en ligne

Classé parmi les meilleurs outils de gestion de dossiers partagés, Google Drive, comme son nom l’indique clairement, a été créé par Google. Son rôle est de stocker, de partager et d’éditer des fichiers directement dans le cloud. Pour sa version gratuite, drive Google offre une capacité de stockage de 15 Go.

Pour une meilleure utilisation de Google Drive, vous devez avoir un compte Google, ce qui vous permet de consulter et de partager les fichiers. Il présente une interface simplifiée qui offre une navigation fluide pour faciliter le travail collaboratif.

WeTransfer, le site référence pour envoyer des documents

WeTransfer est une solution de transfert de fichiers qui ne fonctionne pas sous forme d’espace. Bien au contraire, vous devez importer un fichier sur WeTransfer qui en retour envoie un lien de téléchargement par mail à la personne ciblée. Le plan gratuit prend en charge jusqu’à 2 Go par envoi, mais ne possède pas de fonctionnalité basique d’envoi.
Notons que les données sont également cryptées et dispose d’une authentification à 2 facteurs.

Google Space pour discuter en groupe avec l’application mobile

FileVert, le transfert de fichier écologique et français

FileVert est un outil de partage de document dont le fonctionnement ressemble à celui de WeTransfer avec une petite différence qui est son aspect écologique. Tout en ayant les mêmes performances, et une sécurité de qualité, FileVert est sobre en matière d’émissions de gaz à effet de serre. C’est la raison pour laquelle il passe par une solution d’hébergement écologique.

Cela réduit le nombre de ressources utilisées au minimum ainsi que la durée de stockage des fichiers. De plus, cet outil n’envoie pas plusieurs mails pour les liens de téléchargement.

Dropbox, l’outil de stockage et de partage de documents

Très proche de Google Drive, cette plateforme de sauvegarde en ligne présente néanmoins une différence qui se trouve au niveau de la création et l’édition de documents via Dropbox Paper. La Capacité de base est de 2 Go avec la version gratuite.

TransferNow, l’alternative pour envoyer des documents

Avec TransferNow, vous envoyez un fichier et à son tour il envoie des liens de téléchargement par mail aux destinataires. Grâce à sa version gratuite, il est possible d’aller jusqu’à 5 Go par envoi. Mieux, vous avez la possibilité d’utiliser un mot de passe pour protéger vos envois. Une fois que la création du lien de téléchargement est faite, le destinataire a 7 jours pour télécharger.

GrosFichiers : Envoyer de gros fichiers gratuitement

C’est un outil de partage de documents qui s’occupe de l’envoi des fichiers volumineux. Cependant, vous pouvez également l’utiliser pour partager des documents. Gratuite et sans inscription, cette solution vous permet d’envoyer 10 Go sans aucun problème.

Notion, la plateforme collaborative de gestion de projets partagés

Notion est un espace de travail collaboratif que vous pouvez moduler à l’infini en fonction de vos besoins et ceux de votre équipe.

BlueFiles, l’envoi de fichiers et d’e-mails sécurisé

BlueFiles est une solution de transfert de fichiers très sécurisée. Vous retrouverez la simplicité de l’usage au service de la productivité, mais aussi la couche de sécurité essentielle pour assurer une confidentialité maximale de l’envoi à la réception.

DiliTrust DataRoom, le service de fonds documentaires

Cette plateforme intervient dans le transfert de fichiers lourds, le partage d’informations, le travail collaboratif et l’envoi sécurisé. La data room accélère et simplifie le partage et la diffusion d’informations sensibles ou confidentielles.

Monday.com, le partage de documents et le suivi de projet centralisé dans un espace en ligne

C’est une plateforme de gestion de projet qui propose une fonctionnalité d’espace collaboratif de partage de fichiers. Vous aurez ainsi un endroit pour centraliser tous les documents importants avec votre équipe.