eSignature de Google Drive : Une Nouvelle fonctionnalité de signature electronique sur la suite Google Workspace

Signer un document électronique officiel dans Google Drive

Google Drive a récemment introduit une fonctionnalité de signature électronique pour les documents, éliminant ainsi la nécessité d’imprimer, signer, scanner et renvoyer des documents officiels.

Cette avancée comble une lacune évidente dans la suite d’outils de Google, qui a évolué au fil des années pour devenir une solution bureautique complète, notamment avec Google Docs, Sheets et Slides.

Jusqu’à présent, signer un document officiel dans Google Docs impliquait souvent des étapes fastidieuses, mais avec la nouvelle fonction de signature électronique, cette démarche est simplifiée.

eSignature Google Drive bientôt disponible pour les abonnés Google Workspace

Baptisée “eSignature“, cette fonctionnalité permet aux utilisateurs de signer à la main, d’ajouter leurs initiales ou leur nom, voire même d’insérer automatiquement la date de la signature. De plus, Google prévoit d’autres améliorations à venir, telles que la possibilité de faire des demandes à des utilisateurs sans adresse Gmail et de signer des PDF stockés dans Google Drive.

Actuellement en bêta ouverte pour les abonnés individuels de Google Workspace, cette fonctionnalité pourrait potentiellement être réservée à cette catégorie d’utilisateurs à l’avenir.

Il ne sera pas nécessaire de s’inscrire au préalable pour accéder à cette fonctionnalité. Certains clients Google Workspace pourront également y accéder après s’être inscrits au programme bêta.

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Google Drive et Google Docs introduisent la signature électronique

Récemment, Google a annoncé l’introduction de la fonctionnalité de signature électronique dans sa suite bureautique en ligne : Google Docs et Google Drive. Cela permettra aux utilisateurs d’éliminer les étapes fastidieuses liées à l’impression, la signature, la numérisation et le renvoi de documents officiels. Cette nouvelle fonction, baptisée “eSignature”, est actuellement en test depuis juin 2022 et sera bientôt disponible pour les abonnés individuels de Google Workspace.

Faciliter les processus administratifs avec eSignature

Avec l’arrivée de la signature électronique, Google comble une lacune importante dans sa suite d’outils de productivité, qui s’est développée au fil des années pour devenir une solution bureautique complète. Les utilisateurs pourront ainsi profiter d’un système de signature électronique sécurisé pour leurs documents générés dans Google Docs ou stockés sur Google Drive.

Comment faire une signature électronique sur Google Drive ?

Pour utiliser cette fonctionnalité, il suffit de suivre ces étapes simples :

• Ouvrez le document que vous souhaitez signer dans Google Drive.
• Cliquez sur l’icône “Ajouter une signature” dans la barre d’outils supérieure.
• Dessinez votre signature à l’aide de la souris, du trackpad ou de votre écran tactile.
• Validez et placez la signature créée à l’emplacement souhaité dans le document.
• Enregistrez et partagez votre document signé électroniquement avec les destinataires concernés.

Comment signer un PDF dans Google Drive ?

La signature électronique est également disponible pour les documents PDF stockés sur Google Drive. Pour cela, il faut :

• Ouvrir le fichier PDF dans Google Drive.
• Cliquer sur l’icône “Ajouter une signature” dans la barre d’outils supérieure.
• Dessiner sa signature à l’aide de la souris, du trackpad ou de l’écran tactile.
• Valider et positionner la signature créée à l’endroit désiré dans le PDF.
• Sauvegarder et partager le document PDF signé électroniquement avec les destinataires concernés.

Une avancée importante pour les professionnels et les petites entreprises

L’introduction de la signature électronique sur Google Drive et Google Docs simplifiera considérablement les processus administratifs pour les professionnels et les petites entreprises. En effet, il ne sera plus nécessaire d’imprimer, signer, scanner et renvoyer des documents officiels, ce qui représente un gain de temps et d’efficacité pour tous.

La fonctionnalité eSignature s’inscrit dans la volonté de Google de proposer une suite bureautique en ligne toujours plus complète et adaptée aux besoins des utilisateurs. Avec cette avancée, Google continue de se positionner comme un acteur majeur dans le domaine des outils de productivité en ligne et concurrence directement d’autres solutions telles qu’Adobe Sign ou DocuSign.

Signature électronique :

La signature électronique est un mécanisme numérique permettant de vérifier l’authenticité, l’intégrité et l’origine d’un document électronique ou d’une transaction en ligne. Elle remplace la signature manuscrite traditionnelle dans le contexte numérique. Une signature électronique est générée à l’aide d’un processus cryptographique qui attribue une empreinte digitale unique au document ou à la transaction, liée à l’identité du signataire. Cela garantit que le document n’a pas été modifié depuis la signature et que le signataire est légitime.

Avantages de la signature électronique :

1. Gain de temps et d’efficacité : Les signatures électroniques permettent de finaliser des accords rapidement, sans avoir à imprimer, scanner ou envoyer des documents physiques. Cela accélère les processus commerciaux et administratifs.
2. Réduction des coûts : L’utilisation de signatures électroniques réduit les dépenses liées au papier, à l’encre, à l’affranchissement et au stockage physique de documents. Les entreprises peuvent ainsi réaliser des économies significatives.
3. Sécurité renforcée : Les technologies de cryptographie utilisées dans les signatures électroniques garantissent la confidentialité et l’intégrité des informations. Les signataires sont authentifiés et les documents signés sont protégés contre la falsification.
4. Accessibilité accrue : Les signataires n’ont pas besoin d’être physiquement présents pour signer un document. Cela facilite les transactions internationales et les collaborations à distance.

Inconvénients de la signature électronique :

1. Dépendance technologique : Les signatures électroniques nécessitent l’utilisation d’outils et de technologies spécifiques, ce qui peut poser problème si les utilisateurs n’ont pas accès à ces ressources.
2. Sécurité potentielle : Bien que les signatures électroniques soient généralement sécurisées, il existe toujours un risque potentiel de piratage ou d’usurpation d’identité, notamment si les mesures de sécurité appropriées ne sont pas mises en place.
3. Compatibilité et normes : Les différentes normes et systèmes de signatures électroniques peuvent créer des problèmes d’interopérabilité entre les plateformes et les pays, rendant parfois difficile la reconnaissance internationale des signatures électroniques.
4. Confiance limitée : Certains secteurs ou juridictions peuvent ne pas encore avoir pleinement confiance en la validité légale des signatures électroniques, ce qui peut entraîner des complications juridiques.

En résumé, la signature électronique présente de nombreux avantages en termes d’efficacité, de réduction des coûts et de sécurité. Cependant, elle n’est pas exempte d’inconvénients liés à la dépendance technologique, à la sécurité et à la reconnaissance légale.