Comment Configurer les signatures électroniques Google Workspace Gmail ?

Après une longue attente, la signature électronique débarque chez Google Workspace

Bonne nouvelle pour les utilisateurs de la suite bureautique de Google. Désormais, ils pourront profiter de la signature électronique dans Google Docs et dans Google Drive. Découvrez ici les astuces à suivre pour configurer les signatures des utilisateurs Google Workspace dans Gmail.

E-signature Google Workspace

Cette nouvelle fonctionnalité donne la possibilité aux utilisateurs d’apposer manuellement leur signature dans un document électronique. L’E-signature leur permet également d’ajouter leur nom ou leurs initiales dans le document. Pour ceux qui veulent plus de précisions, la nouvelle fonctionnalité permet d’insérer de façon automatique la date de la signature. Notez que Google apportera très bientôt des améliorations à l’E-signature.

Avec ces futures améliorations, vous pouvez faire des demandes de signatures électroniques à des utilisateurs sans adresse Gmail. Pour le moment, l’E-signature est dans sa phase bêta. Elle est donc ouverte pour les abonnés individuels de Google Workspace. À l’avenir, seule une poignée d’utilisateurs pourrait avoir accès à cette fonctionnalité.

Des processus administratifs simplifiés avec l’E-signature

Avec sa nouvelle fonctionnalité de signature électronique, Google corrige une lacune importante. En effet, les utilisateurs bénéficieront désormais d’un système de signature électronique. Celui-ci est valable pour les documents stockés sur Google Drive ou générés dans Google Docs.

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Quelles sont les étapes pour faire une signature électronique sur Google Drive ?

Pour signer de façon électronique un document sur Google Drive, il est important de suivre quelques étapes spécifiques. Dans un premier temps, vous devez ouvrir dans Google Drive le document que vous souhaitez signer. Dans la barre d’outils supérieure, choisissez l’icône « Ajouter une signature ».

Cela vous permet d’accéder au champ où vous allez réaliser votre signature. À l’aide du trackpad, de l’écran tactile ou de votre souris, dessinez la signature. Placez-la ensuite vers l’emplacement idéal dans le document.

Quelles sont les étapes pour signer un document PDF dans Google Drive ?

La signature électronique n’est pas seulement disponible pour les documents générés avec Google Docs. En effet, vous avez la possibilité de signer un document PDF avec l’E-signature de Google. Avant le lancement de ce processus, assurez-vous que le document est bien stocké dans Google Drive.

Les étapes pour la signature d’un document PDF sont quasiment les mêmes que pour un autre type de document présent sur Google Drive. En effet, vous dessinez votre signature avec les mêmes procédés avant de le placer à l’endroit de votre choix dans le document PDF. Enfin, enregistrez le fichier et partagez-le avec tous les destinataires concernés.

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Comment envoyer un document à faire signer électroniquement avec la suite Google ?

Avec l’E-signature, vous pouvez faire une demande de signature à partir d’un document ouvert dans Google Docs. Pour cela, vous devez introduire le nom du signataire dans le champ prévu. Vous avez la possibilité d’attirer rapidement l’attention du destinataire en personnalisant l’objet de votre e-mail. Après réception du mail, le signataire accède au document et ouvre le champ de signature. Avec sa souris ou son stylet, il dessine sa signature. Il la valide avant de vous renvoyer le document.

Quels sont les avantages de la signature électronique pour le client ?

La signature électronique est un procédé très bénéfique pour les utilisateurs de la suite bureautique de Google. Dans un premier temps, elle permet de finaliser des accords en un temps record. En effet, la signature électronique ne nécessite pas l’impression, le scannage ou l’envoi de documents physiques. Avec la possibilité de signer électroniquement les documents, on réduit les dépenses relatives à l’achat du papier et de l’encre.

Par ailleurs, les technologies de cryptographie disponibles avec les signatures électroniques garantissent l’intégrité et la confidentialité des informations. Le dernier avantage de la signature électronique est lié à l’accessibilité. En effet, le signataire n’a pas forcément besoin d’être physiquement présent pour apposer sa signature sur un document.

Quels sont les inconvénients de la signature électronique pour le client ?

En dépit de ses nombreux avantages, la signature électronique comporte quelques inconvénients pour le client. D’abord, on peut mettre l’accent sur la dépendance technologique. En effet, cette fonctionnalité nécessite l’usage d’outils spécifiques. On peut donc avoir du mal avec la signature électronique si on ne dispose pas des ressources nécessaires.

Par ailleurs, les utilisateurs peuvent faire face à des risques de piratage ou d’usurpation d’identité. Heureusement, il existe quelques astuces pour éviter de tels désavantages. Enfin, notez que certaines juridictions demeurent toujours sceptiques quant à la validité des signatures électroniques.