Meilleur Coffre-fort numérique : Avantages Inconvénients

La dématérialisation des documents administratifs s’est progressivement généralisée dans les entreprises. En effet, le coffre-fort numérique fait aujourd’hui partie des outils quasi indispensables dans l’archivage des dossiers d’une structure.

Les questions pour choisir le meilleur Coffre fort numérique

Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique ? Quelle en est l’utilité ? Comment fonctionne-t-il ? Quels sont les critères de choix d’un coffre-fort numérique ? Quels en sont les avantages et les inconvénients ? Quels sont les meilleurs outils de coffre-fort numérique ? Faisons le tour de cette avancée exceptionnelle.

Coffre-fort numérique : Qu’est-ce que c’est ?

Le coffre-fort numérique est un système de stockage en ligne hautement sécurisé sur lequel peuvent être archivés des documents administratifs ou personnels. Ceux-ci conservent leur valeur juridique et leur intégrité. La mise en place de cet outil permet ainsi de dématérialiser les documents.

Coffre-fort numérique : Pourquoi choisir cette solution ?

Le coffre-fort électronique permet d’avoir une organisation structurée des documents au sein d’une entreprise.

Autrement dit, les dossiers sont archivés en intégralité dans un même espace de façon ordonnée.

Cela contribue alors à améliorer les conditions de travail et à faciliter la communication en interne.

Ainsi, l’information circule rapidement, ce qui entraine un gain de temps considérable dans l’exécution des tâches collectives et individuelles.

Par ailleurs, ce système garantit la sécurité des données. En effet, l’infiltration de ce système est difficile, voire impossible. De même, en cas d’accident de travail pouvant causer des dommages matériels importants, les fichiers ne sont pas détruits. Bien au contraire, ils sont parfaitement préservés de tout incident, quelle que soit leur nature. En optant pour cette alternative, l’entreprise participe également à la préservation de l’environnement.

Coffre-fort électronique : Comment fonctionne-t-il ?

Le processus de conservation des données se fait en deux étapes à savoir le scellement numérique et l’archivage des dossiers.

Lorsque le fichier est inséré dans le système, un scellement numérique y est opéré afin d’en assurer l’intégrité. Cela passe alors par la signature électronique, l’horodatage et le calcul de l’empreinte numérique. La signature a pour but d’authentifier la personne ayant réalisé le dépôt. Quant à l’horodatage, il permet d’avoir une certification de la date de dépôt. Enfin, le calcul de l’empreinte numérique garantit la non-modification du fichier dans le temps.

Ensuite, les documents sont archivés électroniquement dans le coffre-fort. Celui-ci dispose de fonctionnalités qui procèdent de manière périodique à la vérification et la traçabilité des actions menées par les utilisateurs. Pour y accéder, il suffit d’entrer dans l’espace réservé à l’identification de l’utilisateur son nom, son mot de passe et le code de sécurité.

Coffre-fort numérique : Quels sont les critères de choix ?

Au fil des années, l’univers des coffre-fort numériques s’est étendu. En effet, de nombreux concepteurs ont mis en place une multitude de systèmes de stockage numérique. Pour s’orienter vers la meilleure option, il est essentiel d’observer un ensemble de critères :

• Le système de sécurisation ;
• La capacité de stockage ;
• L’ergonomie de l’outil ;
• Le respect de la réglementation.

La sécurité du système est le premier paramètre à évaluer. C’est un point fondamental qui garantit la préservation de la confidentialité des données. Concernant la capacité de stockage, ce critère est fonction du volume de documents à archiver. Quant à l’ergonomie, il facilite l’accès aux informations. Enfin, la commercialisation de ces logiciels est soumise au respect d’un ensemble de règles notamment :

• La norme AFNOR NF Z 42-013 définissant les modalités de fonctionnement du logiciel ;
• Le décret de confidentialité entré en vigueur le 30 mai 2018 ;
• Le décret de réversibilité entré en vigueur le 5 octobre 2018.

Par ailleurs, le commerçant doit être détenteur d’une certification ISO 27001 relative à la sécurité du dispositif d’information et ISO 9001 correspondant aux normes des plateformes de stockage. Aussi, il doit obtenir l’autorisation de la fédération des tiers de confiance du numérique (FNTC) et se conformer aux critères de l’agence nationale de sécurité des systèmes d’informations (Anssi).

Avantages Coffre-fort numérique

Le coffre-fort électronique n’est pas qu’un simple outil de stockage. C’est une innovation qui est venue alléger les tâches en entreprise et faciliter la collaboration entre collègues. Bien que la liste ne soit pas exhaustive, on peut énumérer les points positifs ci-après :

• Des documents disponibles à vie ;
• Une sécurité assurée ;
• Un gain de temps, d’argents et d’espace ;
• Une communication optimisée ;
• Un outil garantissant la fidélisation des employeurs.

Contrairement aux paperasses qui peuvent s’user ou s’égarer avec le temps, le coffre-fort garantit une disponibilité à vie des documents. Étant un espace de stockage personnel, la confidentialité des documents est assurée. En effet, uniquement le salarié peut accéder à ces données personnelles.

L’avènement du coffre-fort électronique a permis à beaucoup d’entreprises d’optimiser leurs espaces de travail. De plus, le chef d’entreprise réduit largement le budget alloué à l’acquisition des fournitures de bureau. Ce dispositif facilite également la transmission des documents personnels comme administratifs entre collègues. Disposant d’un environnement de travail attrayant et bien structuré, le salarié reste motivé et fidèle à son employeur.

Inconvénients Coffre-fort numérique

Bien que le coffre-fort numérique présente de multiples avantages, quelques limites ont été relevées. L’adoption de cet outil requiert l’utilisation de la connexion internet en illimité. Cela peut donc être une contrainte difficile à assumer lorsqu’on démarre une activité. En cas de perte ou d’oubli de l’identifiant, l’accès au système de stockage électronique est impossible.

Liste des meilleurs coffre-fort numérique

Parmi les outils de coffre-fort numérique, certains se sont démarqués par leurs praticités et leurs efficacités.

Digiposte : Un coffre-fort numérique et sécurisé pour stocker vos documents

Étant un service de la poste, Digiposte fait partie des outils de coffre-fort numérique les plus utilisés dans le monde. Il est équipé d’un système hautement sécurisé et peut être aisément installé sur n’importe quel appareil. Grâce à ce dispositif, l’utilisateur a la possibilité d’accéder à de nombreux services (les banques, les compagnies d’assurances, les impôts, etc.) pour récupérer et sauvegarder ses fichiers.

eDocPerso : Un service de coffre-fort numérique français gratuit

eDocPerso est un coffre-fort électronique qui permet d’archiver et partager en ligne les documents administratifs ou personnels. Cet outil a été certifié par l’association française de normalisation (AFNOR), ce qui lui confère une sécurité optimale. De plus, eDocPerso est composé de plus de 1000 collecteurs, ce qui offre la possibilité à l’utilisateur de centraliser tous ses documents dans une seule interface. Ce service est 100 % gratuit et possède une capacité de stockage de 10 Go.

MypeopleDoc : Un coffre-fort numérique pour stocker tous vos documents RH en toute sécurité

MypeopleDoc est un site en ligne sécurisé qui permet le partage et l’archivage des documents administratifs. Ce système de stockage numérique permet de dématérialiser les documents, tout en respectant la réglementation en vigueur. Les fonctionnalités de cet outil se résument comme suit :

• La distribution des documents relatifs aux ressources humaines ;
• L’archivage des dossiers ;
• La gestion améliorée des fonctions liées aux ressources humaines.

Le coffre-fort numérique MypeopleDoc est disponible sur tous types d’appareils.

PaggaBulletin de Paie : Un coffre-fort numérique pour dématérialiser les fiches de paie

PaggaBuelletin de Paie est un outil de coffre-fort électronique spécialisé dans la dématérialisation des bulletins de paie. Il est spécifiquement destiné aux petites et moyennes entreprises n’utilisant pas le logiciel du système d’information des ressources humaines (SIRH). Son fonctionnement ne requiert pas de connaissances particulières en informatique. Il suffit d’importer les fiches de paie sur la plateforme, de traiter les données personnelles de chaque salarié et de les distribuer par la suite.

CecurCrypt : Un coffre-fort numérique chiffré pour les indépendants et les TPE

CecurCrypt est un service de coffre-fort numérique crypté s’adressant particulièrement aux très petites entreprises et aux indépendants. Il est labélisé par la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) et référencé par le label France Cybersécurité. Tous les documents déposés dans ce coffre-fort sont automatiquement chiffrés. Par ailleurs, la signature électronique renforce l’intégrité des données, ce qui garantit leur valeur juridique. L’outil dispose également d’un journal de preuve qui permet d’avoir accès aux attestations de chiffrement et de dépôt.