Avis e-coffre-fort : Liste des coffres forts numériques
L’e-coffre-fort constitue un moyen sûr et facile de stocker des documents personnels et professionnels. Ce support de stockage représente une alternative au stockage papier qui nécessite beaucoup d’organisation et d’espace. Alors, qu’est-ce qu’un e-coffre-fort ? Quels sont les objectifs de cet outil ? Quels documents peut-on conserver dans ce type de coffre-fort ? Découvrez la réponse à ces questions ainsi que d’autres informations importantes sur le sujet dans cet article.
Définition du coffre-fort numérique
Un e-coffre-fort représente un espace numérique centralisé et sécurisé qui permet de sauvegarder et d’archiver des documents pendant longtemps. Avec ce type de coffre-fort, vous pouvez conserver vos documents dans un système d’archivage à vocation probatoire en vue de présenter ces derniers en cas de contrôle ou de contestation d’une administration.
Par ailleurs, un coffre-fort numérique désigne un espace de stockage en ligne et sécurisé qui permet de conserver, de consulter et d’archiver des documents (professionnels ou personnels) sensibles. Ce type de solution empêche toute intrusion et aide à scanner, numériser ou accéder à des documents dématérialisés à n’importe quel moment, et ce, en toute sécurité.
Avec cet outil, vous pouvez sauvegarder vos données confidentielles dans un seul et même endroit afin de ne pas les perdre. Le coffre-fort numérique constitue aussi une solution très pratique pour les entreprises. Il permet en effet à ces dernières de gérer efficacement et facilement les documents surtout ceux ayant rapport à leurs collaborateurs.
Offrant une solution d’archivage durable qui respecte la durée légale de stockage des documents, l’e-coffre-fort vous permet également de vous préserver des sanctions administratives en cas d’absence de sauvegarde des documents.
Objectifs d’un e-coffre-fort en 2023.
Un e-coffre-fort vise à garantir la confidentialité et l’intégrité des données qu’il conserve. Comme cette solution permet la mise en place d’un système d’archivage à vocation probatoire, elle doit répondre à des règles bien précises en matière de conditions de récupération des documents sauvegardés.
Cet outil numérique doit également satisfaire à des principes en termes de mise en œuvre du service en général. Sachez tout simplement que l’emploi d’un e-coffre-fort s’avère bien encadré par la loi.
Quels sont les documents concernés ?
Vous pouvez conserver tous vos documents confidentiels dans un e-coffre-fort. Ainsi, avec ce type d’outil, vous pourrez facilement stocker :
- Les documents RH : bulletins de paie, contrat de travail, avenants, primes, indemnités, régimes de retraite, soldes de tout compte et déclarations d’accident du travail constituent les documents RH les plus archivés dans un e-coffre-fort ;
- Les factures : l’e-coffre-fort permet de sauvegarder les factures clients ou fournisseurs, les pièces justificatives comptables et les contrats conclus par voie électronique ;
- Les documents fiscaux : il s’agit de documents sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, de contrôle et d’enquête de l’administration ;
- Les documents civils et commerciaux : les documents bancaires, les documents relatifs au transport de marchandises, les déclarations en douane et les contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale pourront être mis dans un e-coffre-fort ;
- Les documents sociaux : les statuts de l’entreprise, les documents concernant le compte annuel, les convocations, les feuilles de présence, les rapports du conseil d’administration ou du gérant peuvent être intégrés dans un coffre-fort électronique.
Avantages e-coffre-fort : Avis
L’e-coffre-fort reste un service entièrement modulable. Autrement dit, avec cette solution d’archivage, vous pouvez adapter la taille de la capacité de stockage de l’e-coffre-fort en fonction de vos besoins. Outre ce point, ce type d’outil présente d’autres avantages non négligeables à savoir :
- La sécurisation des documents : les données conservées dans un e-coffre-fort restent accessibles uniquement via une clé de déchiffrement que vous seul possédez. Le recours à ce service permet donc de protéger les documents des risques de vol, de perte ou de piratage ;
- La préservation de la confidentialité et de l’intégrité des documents : les données stockées dans un e-coffre-fort ne pourront être consultées par des tiers puisqu’elles restent accessibles que par vous. En sus, ce type d’outil protège vos documents des risques de modification ;
- La mise en place un archivage à vocation probatoire : avec ce service, vos documents sont sauvegardés durablement et pourront être présentés en cas de contrôle ou de contestation d’une administration ;
- Le respect des obligations légales : l’e-coffre-fort respecte les durées légales de conservation des documents à valeur probatoire. Ceci vous préserve des sanctions de l’administration en cas d’absence de stockage desdits documents ;
- L’adoption d’une démarche RSE : l’utilisation de l’e-coffre-fort permet la diminution de l’usage du papier et des consommables comme les enveloppes, timbres et cartouches. Cette solution d’archivage permet aussi un meilleur suivi des documents grâce au système d’horodatage.
Inconvénients e-coffre-fort : AVIS
Le principal inconvénient d’un e-coffre-fort concerne sa durée de conservation limitée surtout lorsque vous optez pour une solution de stockage et d’archivage en ligne gratuite. C’est pourquoi vous devez bien lire les conditions proposées par les prestataires avant d’effectuer votre choix.
Par ailleurs, un e-coffre-fort vous oblige à disposer d’une connexion internet à tout moment. Un autre point faible de cet outil numérique, c’est que vous ne pouvez plus accéder à toutes vos données stockées si vous perdez votre code secret d’accès. Dans ce cas, vous ne pouvez plus donc utiliser le coffre-fort électronique.
Comparatif e-coffre-fort
Il existe de nombreux outils d’e-coffre-fort pour distribuer, consulter, sauvegarder et archiver des documents dématérialisés en toute sécurité. Voici un aperçu de quelques-uns de ces outils :
Digiposte
Digiposte est un e-coffre-fort qui permet de stocker vos documents confidentiels dans un même endroit et en toute sécurité. Disponible à partir de tous vos appareils (mobile, ordinateur et tablette), cette application se connecte à de nombreux services (banque, téléphonie, assurance, etc.). Ceci vous permet de récupérer et de conserver vos documents en un laps de temps.
En matière de tarifs, Digiposte reste disponible en version gratuite et payante à partir de 3,99 € par mois. À noter que les offres payantes de ce service demeurent sans engagement et que vous bénéficiez d’un mois d’essai gratuit pour tester l’application.
eDocPerso
eDocPerso constitue un service d’e-coffre-fort français gratuit. Certifiée par l’AFNOR et entièrement sécurisée, cette solution d’archivage intègre plus de 1000 collecteurs différents. Ceci vous permet de centraliser tous vos documents professionnels et personnels au sein d’une seule interface. Pour cela, vous devez juste ajouter les identifiants de connexion des services concernés.
En ce qui concerne la gestion des documents, vous pouvez sauvegarder, classifier, lire et partager vos fichiers à un tiers. Sachez que eDocPerso reste accessible depuis un navigateur web, une application Android ou iPhone.
MypeopleDoc
MypeopleDoc est un e-coffre-fort pour stocker tous vos documents RH de manière sécurisée. Avec cet outil, vous pouvez dématérialiser un grand nombre de fichiers tout en respectant la réglementation en vigueur dans le domaine.
À l’instar de Digiposte, MypeopleDoc reste accessible depuis tous vos appareils. Par ailleurs, cette application demeure disponible uniquement en version payante. Pour connaitre le prix de cette solution d’archivage, vous pouvez demander une démo.
PaggaBulletin de Paie
E-coffre-fort spécialisé dans la distribution de bulletins de paie dématérialisés, PaggaBulletin de Paie s’adresse essentiellement aux PME qui n’emploient pas le logiciel SIRH. Pour profiter de ce service, vous devez importer les bulletins de paie sur l’application afin que celle-ci attribue les fiches de paie aux salariés selon le nom et le prénom associés.
Notez que les collaborateurs peuvent consulter les bulletins de paie stockés dans cet outil à tout moment. En termes de tarifs, PaggaBulletin de Paie reste uniquement disponible en version payante à partir de 0,65 € par mois. Cette offre est sans engagement et vous pouvez tester la solution grâce à la version d’essai.
CecurCrypt
CecurCrypt désigne un service français d’e-coffre-fort crypté dédié essentiellement aux indépendants et aux TPE. Référencé par France Cybersécurité et labélisé par CNIL, ce service garantit un degré de confidentialité très élevé. Avec cette solution, l’intégrité du fichier s’avère aussi renforcée grâce à la signature électronique.
D’un autre côté, ce service met une clé de chiffrement à votre disposition afin de vous permettre de chiffrer et de déchiffrer vos fichiers librement. Concernant les prix, CecurCrypt propose une offre pour les micro-entrepreneurs à 24 € par an et une autre pour les petites entreprises à 40 € par mois. Cette application vous propose aussi une version d’essai d’un mois dès que vous vous inscrivez.
Autre article coffre fort digital
