5 conseils pour optimiser la gestion des absences et congés en entreprise

Tous les employés d’une entreprise ont le droit à des congés. Toutefois, la pose des congés devient vite un véritable casse-tête et peut être une source de conflits avec la hiérarchie.

Entre les collaborateurs qui posent leurs congés en même temps et les exigences des différents postes, la gestion des absences et congés des collaborateurs est considérée comme un dossier sensible et qui demande une véritable attention et sens de la diplomatie.

Sans compter que cela peut influencer et impacter la productivité voire agir sur la motivation de certains.

Pourtant, on ne peut le nier : ce process présente des tâches chronophages et à faible valeur ajoutée où la dématérialisation est une excellente solution.

Voici 4 conseils pour optimiser la gestion des absences et congés en entreprise.

Mais avant toute chose, qu’entend-on par la gestion des absences et congés ?

Qu’est-ce que la gestion des absences et congés ?

Les congés payés font partie des avantages sociaux acquis par les employés. Ils ont donc le droit de s’absenter en posant leurs congés pour différents motifs.

La demande de congés doit être prise en charge rapidement pour ne pas démotiver le salarié et contribuer à l’amélioration de la qualité de vie au travail et à la satisfaction des collaborateurs.

Toutefois une mauvaise gestion des absences et congés peut donc avoir des répercussions importantes aussi bien sur la psychologie du collaborateur que sur la performance de l’entreprise, notamment en cas de désorganisation, quand on ne peut anticiper les absences imprévues et trouver des solutions de remplacement rapides.

Pour toutes ces raisons, la gestion optimale des absences et congés est très importante en entreprise.

Comment mettre en place une gestion des absences et congés efficace ?

1/ Répondre rapidement aux sollicitations : Un collaborateur qui pose un congé attend une réponse rapide et d’ailleurs, le plus souvent, il n’anticipe pas et se retrouve à espérer une réponse rapide.

Au format papier, la demande risque de tarder, se perdre voire se perdre… Cette tâche risque de se transformer en véritable galère sans une automatisation des process.

En investissant dans une solution RH, cela permet de fluidifier les échanges d’informations entre les différents acteurs et c’est un gain de temps considérable. Les collaborateurs peuvent soumettre leurs demandes en quelques clics.

Cela accélère la validation des absences et congés et réduit les délais de prise en compte des demandes des collaborateurs.

2/ l’autonomie et la liberté des collaborateurs : Pour fluidifier l’information, il faut que chaque collaborateur quelle que soit la nature de sa mission puisse faire sa demande et s’absenter quand ils le souhaitent (dans le respect des règles établies et en vigueur évidemment).

Ainsi, les employés doivent pouvoir connaître le nombre de jours de congés à leur compteur et savoir si leurs collègues sont absents, sans même solliciter leur manager ou le service RH.

La dématérialisation de la gestion des congés et absences offre aux employés un outil informatique qui leur donne accès à de nombreuses informations : solde des congés, état des demandes en cours…et leur permet une totale autonomie.

3/ Conformité avec le code du travail : Une des plus grosses craintes, quand il s’agit de gestion des congés et des absences, c’est évidemment de ne pas être en conformité réglementaire avec le code du travail. Le Responsable RH doit alors veiller à bien suivre les différentes évolutions.

Grâce à une solution SIRH, il est possible de profiter, en temps réel,  de toutes les mises à jour des différents documents liés aux absences et congés et ainsi d’éviter tout risque d’erreur.

4/ La fiabilité de l’information : une bonne gestion des congés et des absences doit permettre d’éviter toute erreur, notamment quand il s’agit des éléments variables de fin de mois. La gestion des absences et congés via un SIRH assure une paie plus fiable.

En effet, le SIRH est directement relié au logiciel de paie et lui transmet toutes les informations nécessaires à la réalisation du bulletin de salaire. Aucun risque d’erreur !

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