Comment utiliser Power Query ?

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Dans les entreprises modernes, l’analyse de données occupe une place de plus en plus importante. En effet, les spécialistes de ce domaine sont très sollicités pour traiter les informations qui leur sont soumises.

Pour y arriver, ils se servent d’outils spécifiques qui permettent d’analyser et d’organiser les données. L’un des plus populaires est Power Query, et ses applications concernent de nombreux secteurs. Quelle est l’utilité de Power Query, et comment en tirer le meilleur parti ?

À propos de Power Query

Le logiciel Power Query est un outil fourni par Microsoft, grâce auquel vous pourrez aisément :

  • Extraire ;
  • Transformer ;
  • Charger ; des données issues de multiples sources.
Power Query 2023
Power Query 2023

Ces informations pourront ainsi subir plus tard un traitement dans des applications telles que Power Bi et Excel.

Vous trouverez toutes les informations sur ce site, grâce auquel vous pourrez vous former à l’usage de cet outil.

Ce dernier vous permettra d’ailleurs d’avoir des bases de données standardisées. Il est ainsi plus facile de les analyser au besoin.

En somme, Power Query a pour but de rendre tout le processus de traitement des données plus simple.

La prise en main de ce logiciel vous permet d’accéder à une belle panoplie de fonctionnalités. Ce sont entre autres :

  • L’importation de données depuis de multiples sources ;
  • La liaison entre le lanceur de requête et le fichier source ;
  • La modification des données ;
  • Les suivis.

Comme vous pouvez le constater, l’utilisation de Power Query permet aux analystes de données d’automatiser leurs différentes missions. Il en découle naturellement un gain de temps, qui peut être alloué à d’autres tâches.

Quel est son mode de fonctionnement ?

Vous retrouverez Power Query dans les logiciels fournis par Microsoft, notamment Excel et Power Bi. Dans le premier, vous n’aurez donc aucun mal à vous en servir pour traiter vos différentes données. Cependant, Power Query n’est inclus dans Excel qu’à partir de la version 2016. Vous devrez donc posséder cette version ou une autre postérieure avant de pouvoir vous en servir. Comment s’y prendre ensuite ?

Il faudra aller dans l’onglet des données, puis cliquer sur ‘’Obtenir et transformer les données’’. Rendez-vous ensuite dans la section correspondante pour acquérir des données. Cela vous permettra de vous servir de l’éditeur présent dans Power Query. Une nouvelle fenêtre s’ouvrira, et vous pourrez inscrire vos différentes requêtes. Cependant, notez que l’intégration de Power Query n’est pas systématique dans les versions 2010 et 2013 d’Excel. Comment s’y prendre alors ?

Il faudra procéder au téléchargement de l’outil sur la plateforme de Microsoft. Une fois le logiciel en votre possession, suivez le guide pour finaliser son installation dans votre version d’Excel.

Utilisation de Power Query : comment s’y prendre ?

Utilisation de Power Query
Utilisation de Power Query

La première étape consiste à installer le logiciel, si vous possédez une version ultérieure à Excel 2016. La procédure à suivre est expliquée plus haut. À partir d’Excel 2016 par contre, vous pourrez lancer automatiquement Power Query. La prochaine étape consiste à importer vos données, en sélectionnant les sources appropriées. Entre autres, elles peuvent être :

  • Un classeur Excel ;
  • Un PDF ;
  • Une base de données SQL ;
  • Oracle ;
  • Un site internet ;
  • Une API.

Indépendamment de la source choisie, il faudra ensuite procéder comme suit pour utiliser Power Query. Rendez-vous dans la section « Données », et cliquez sur « Obtenir des données ». Optez alors pour la source de votre choix, et procédez aux changements de ces données. Évidemment, vous pourrez associer diverses sources pour obtenir un croisement des informations. Cela vous permettra d’obtenir des résultats plus affinés à l’issue de vos analyses.

Transformer des données

Une fois que le lancement de Power Query est effectué, vous aurez le choix parmi plus de 200 options de transformation. La mise en forme des données pourra ainsi se faire selon vos nécessités. Rendez-vous dans le tableau de bord pour prendre connaissance des actions possibles comme :

  • Le filtrage des lignes ;
  • Les modifications d’en-tête ;
  • L’uniformisation des formats de données ;
  • Etc.

Créer un format de données

Tous les changements que vous apportez à vos données sont sauvegardés de façon automatique dans Power Query. Comment les consulter ? Il faudra alors vous rendre dans l’onglet « Étapes appliquées », disponible dans les paramètres relatifs aux requêtes.

Ces différentes modifications sont par conséquent une requête, qui peut servir à générer des modèles de données. Ainsi, vous éviterez de perdre du temps si la même nature de données est utilisée fréquemment.

Le gain de temps grâce à cette fonction est appréciable, car il suffit de procéder à l’application du modèle défini. Bien entendu, certaines étapes pourront être ajoutées ou supprimées au besoin. Pour optimiser l’organisation de votre analyse de données, pensez à renommer ces dernières. De plus, tous les changements sont appliqués sur la source de vos données.

Associer des requêtes

Au cours d’une formation Power Query, vous apprendrez comment combiner diverses requêtes. Au choix, de nouvelles entrées pourront être ajoutées. Celles qui existent déjà peuvent faire l’objet d’une fusion pour gagner du temps. Comment procéder à l’ajout d’une requête ? Il vous faudra obtenir toutes les lignes :

  • De la requête de base ;
  • De la nouvelle requête.

Par contre, la fusion obéit à un autre principe. Vous pourrez mélanger les lignes des requêtes concernées, si une correspondance existe entre les colonnes.

Actualiser les données

Le changement des données dans Power Query n’affecte pas la source. Par contre, une modification de la source entraine des transformations dans l’outil sur Excel. Comment est-ce possible ? Une connexion s’établit avec la source pour une actualisation en temps réel des informations. Dans l’onglet dédié aux données, vous n’aurez qu’à lancer l’actualisation complète.

Exploiter les données dans Excel

L’intégration et la transformation des données dans Power Query vous permettront de les décortiquer dans :

  • Excel ;
  • Power Bi.

Au préalable, vous devrez effectuer le chargement de ces données à l’intérieur de votre classeur sur Excel. Elles prendront alors la forme d’un tableau, ce qui vous permettra ensuite de procéder à la création de reporting, maquettes, etc.

En définitive, Power Query est une formidable application grâce à laquelle vous pourrez traiter efficacement des données. Elle est disponible dans Excel 2016, mais pas dans les versions antérieures. Il faudra alors procéder à son installation manuelle depuis le site de Microsoft, pour Excel 2010 et 2013.

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