Equiper une salle de conférence : quels sont les incontournables à prévoir pour une soirée d’entreprise de la tech ?

L’improvisation n’a pas sa place dans le choix du cadre dans lequel se déroulera une conférence sur la tech.

En effet, ces locaux doivent être professionnels afin de faciliter les échanges qui s’y dérouleront. Cela souligne donc l’importance du choix des équipements, mais aussi d’un aménagement optimal.

L’objectif est que les participants du séminaire soient à l’aise pour le déroulement de l’évènement au mieux. Quels sont donc les équipements clés que doit comporter une salle de conférence ?

Les basiques

En général, les salles de conférence que vous pourrez louer comportent tous les équipements nécessaires pour des évènements professionnels.

Chez la plupart des prestataires, vous aurez droit à ceux-ci :

Le mobilier

incontournables à prévoir pour un séminaire sur la tech
incontournables à prévoir pour un séminaire sur la tech

Lors de la location d’une salle de séminaire à Toulouse, accordez une attention particulière au mobilier disponible.

Idéalement, il devra être proportionnel à la grandeur de l’espace. Pour une conférence sur la tech par exemple, vous aurez besoin d’une grande table de réunion. C’est le modèle généralement présent dans les espaces à louer, car il donne une certaine convivialité aux évènements d’entreprise. Cependant, vous n’êtes pas obligé de vous en servir si vos besoins sont particuliers.

Il est par exemple possible de porter votre choix sur des tables de réunions à moduler, avec une meilleure ergonomie. Quant aux chaises, assurez-vous qu’elles soient confortables surtout si le séminaire doit durer de longues heures. Ce serait dommage que vos participants s’épuisent rapidement à cause d’une assise de mauvaise qualité.

Le vidéoprojecteur

Cet équipement est pratiquement indispensable pour un évènement d’entreprise comme une conférence ou un séminaire. En plus du vidéoprojecteur, il faudra aussi vous assurer de disposer d’un écran sur lequel projeter les contenus. Ainsi, l’assistance pourra mieux appréhender les notions qui seront développées au cours de la conférence tech. Le matériel moderne est équipé de télécommandes, afin que vous puissiez gérer la présentation à distance.

Les présentateurs qui sont en quête de plus d’ergonomie pourront miser sur un écran tactile de réunion. Il a l’apparence d’une tablette de grande taille, pour exposer plus facilement les idées au cours d’une conférence. Le principal avantage est que ce matériel occupe moins de place que l’ensemble formé du vidéoprojecteur et de l’écran de projection. Par ailleurs, il constitue une meilleure alternative aux classiques tableaux blancs.

La connexion internet

Il s’agit évidemment d’un incontournable à prendre en compte, lorsque vous vous apprêtez à louer une salle de réunion. C’est un outil grâce auquel vous pourrez vérifier l’exactitude de vos informations pendant une conférence par exemple. Les participants pourraient également s’en servir pour approfondir les thèmes développés au cours de la rencontre. En somme, assurez-vous qu’internet est bien disponible dans l’espace de réunion à louer. Cela facilitera énormément l’accès aux informations en ligne, quels que soient les périphériques utilisés.

Les multiprises électriques

Pendant un séminaire ou une conférence d’entreprise sur la tech, les participants seront certainement tous équipés de leurs ordinateurs. Il faudra donc à un moment ou un autre, brancher ces appareils afin de les recharger. Il est important que la salle de réunion soit pourvue d’un grand nombre de prises électriques. Dans le cas contraire, vous risquez fortement d’être limité quant au nombre d’appareils qu’il sera possible d’utiliser.

Les options

Equiper une salle de conférence nouvelles technologies
Equiper une salle de conférence nouvelles technologies

Outre les basiques à considérer lors de la location d’une salle de réunion, certains équipements sont optionnels.

Comme ici, ils permettent simplement de bénéficier d’un meilleur confort. Ce sont notamment :

La machine à café

En fonction de la durée de la conférence, il serait préférable de s’assurer de la présence d’une machine à café dans les locaux. En effet, l’attention des participants aura tendance à diminuer au fil des heures qui passeront. Pour qu’elle reste au beau fixe, rendez possible l’utilisation d’une machine à café. Elle permettra aux personnes qui le souhaitent de boire du café, et donc d’être plus dynamiques pendant l’évènement d’entreprise.

Les éléments décoratifs

Même s’ils sont optionnels, notez qu’ils participent aussi d’une manière ou d’une autre à rendre la salle de réunion plus confortable. L’allure du cadre peut également avoir une incidence sur le dynamisme des participants. Il est donc préférable de jouer toutes les cartes pour avoir les meilleurs résultats. Ainsi, n’hésitez pas à miser sur :

  • Des tableaux décoratifs ;
  • Des plantes d’intérieur ;
  • Des diffuseurs d’huiles essentielles ; pour rendre la salle de conférence plus accueillante.

Évidemment, il existe de nombreuses autres possibilités pour améliorer l’esthétique d’une salle de conférence. Faites preuve d’imagination, ou engagez un professionnel pour vous aider au besoin. Le plus important est de garder la motivation des participants de l’évènement au meilleur niveau.

La machine à eau

Pendant le séminaire ou la réunion, il est fort probable que de nombreux participants prendront la parole pour s’exprimer. En tant qu’organisateur, vous devrez alors penser à une solution pour se désaltérer. L’idéal serait d’installer une machine à eau dans la salle, pour permettre aux uns et aux autres boire de l’eau. Pourquoi privilégier cette option ? Elle est préférable aux bouteilles d’eau à mettre sur les tables pendant la conférence. Ces contenants en plastique sont très polluants.

Un écran tactile

C’est une meilleure alternative au vidéoprojecteur, seulement si vous en avez les moyens. L’avantage est que l’écran tactile est moins encombrant, et plus facile à utiliser. Tout ce dont vous avez besoin est un câble HDMI pour établir la connexion avec un ordinateur. Ainsi, vous pourrez afficher les informations contenues sur ce périphérique à la vue de tous les participants. De plus, ce type de matériel est interactif. Vous aurez donc plus de facilité à démontrer vos idées, et réaliser des schémas si nécessaire.

Les crochets et patères

Une salle de conférence perd assez rapidement son ergonomie au cours d’un évènement sur la tech. En effet, les tables sont facilement remplies :

  • D’ordinateurs ;
  • De smartphones ;
  • De matériels informatiques divers.

Ces derniers doivent en plus être branchés, ce qui crée un enchevêtrement de câbles de tous les calibres. La présence de crochets et patères fluidifie l’espace, et facilite la circulation. Ces équipements permettront également aux participants d’accrocher leurs vestes, sacs, etc. Les tables seront plus dégagées, ce qui rendra la salle de conférence plus belle au cours du déroulement de l’évènement.

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