RGPD 2023 : Comment se mettre en conformité ?

Le RGPD, acronyme du Règlement Général sur la Protection des Données, est en vigueur depuis 2018. Il vise à protéger les données personnelles des citoyens de l’Union européenne. En 2023, les entreprises et organisations doivent toujours s’y conformer, et ce, quelle que soit leur taille.

Cependant, la CNIL, Commission nationale de l’informatique et des libertés, ne se montre plus aussi conciliante avec les entités défaillantes. Voici tout ce qu’il faut savoir pour une mise en conformité rapide et éviter des sanctions sévères.

C’est quoi le RGPD ?

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) constitue une réglementation de l’Union européenne entrée en vigueur en mai 2018. Il encadre la gestion des données personnelles en imposant des normes strictes sur leur collecte, leur stockage puis leur traitement. Le RGPD s’applique à toutes les entités qui analysent les informations des citoyens de l’Union européenne, qu’elles soient situées dans l’UE ou non.

Le RGPD renforce les droits des particuliers européens en leur donnant le contrôle sur la manière dont leurs données s’exploitent.

Les entreprises doivent notamment obtenir un consentement clair et explicite des utilisateurs avant de procéder à des collectes. Elles doivent aussi fournir des informations sur la manière dont les renseignements seront utilisés ou partagés.

Les structures doivent en outre respecter les droits des utilisateurs à la portabilité, l’accès puis la suppression des données. Face à ces défis, plusieurs d’entre elles doivent chercher l’aide d’un cabinet de conseil en protection des données. Ce prestataire fournit l’assistance nécessaire pour évaluer le niveau actuel de conformité, identifier les risques et les lacunes puis implémenter des corrections.

Quelles sont les règles RGPD ?

Le RGPD impose un certain nombre de règles pour protéger les données personnelles des citoyens de l’Union européenne. Les plus élémentaires parmi ces normes concernent :

• La nécessité d’obtenir un consentement clair et explicite des utilisateurs avant de procéder à la collecte de leurs données ;
• La fourniture obligatoire des informations sur la manière dont les renseignements seront utilisés ou partagés ;
• Le respect des droits des utilisateurs à la portabilité, l’accès et la suppression des données.

En des termes simples, les particuliers ont le droit de savoir quelles données se collectent, les motifs d’une telle opération puis sa finalité. Ils peuvent également demander que leurs dossiers soient corrigés ou supprimés s’ils s’avèrent inexacts ou ne sont plus nécessaires.

Au-delà de ces règles basiques, les entreprises doivent prendre des mesures complémentaires légales. Il s’agit d’actions pour protéger les données contre les pertes, les abus, les fuites et les piratages. Elles doivent signaler les éventuelles violations d’accès à l’autorité de contrôle compétente dans les 72 heures suivant leur découverte.

Les entreprises doivent en outre désigner un responsable de la protection des données (DPO) pour surveiller la conformité au RGPD. Formés et expérimentés en matière de protection des données, ces DPO piloteront efficacement l’implémentation des normes dans l’organisation. Enfin, il incombe aux structures d’évaluer régulièrement leur application du RGPD pour mettre à jour leurs politiques et procédures en conséquence.

Quelles sont les trois catégories de données personnelles ?

Le RGPD identifie trois catégories de données personnelles : les données personnelles, les données sensibles et les données judiciaires.

La première classe dénommée simplement les données personnelles désigne les informations qui permettent d’identifier une personne physique directement ou indirectement. Il s’agit notamment de son nom, son adresse réelle ou son adresse électronique. Les données sensibles, quant à elles, comprennent des renseignements plus délicats, tels que l’orientation sexuelle, la religion ou la santé. Ces informations se considèrent comme sensibles, car leur traitement peut potentiellement porter atteinte aux droits fondamentaux de la personne concernée.

Enfin, les données judiciaires sont les données personnelles liées à des infractions, des condamnations ou des mesures de sûreté. Elles se révèlent particulièrement encadrées, car leur traitement peut avoir des implications graves pour la vie privée de leurs propriétaires. Il importe de prendre en compte ces différentes subdivisions lors de la mise en conformité au RGPD.

En réalité, chaque catégorie mentionnée se trouve soumise à des règles spécifiques en matière de collecte, de traitement et de conservation. Une bonne compréhension de ces normes apparait comme essentielle pour se mettre en conformité et éviter des sanctions assez sévères.

Comment savoir si un site est RGPD ?

Pour savoir si un site web est conforme au RGPD, il faut vérifier plusieurs éléments. Tout d’abord, il doit y avoir une politique de confidentialité clairement visible sur la plateforme. Cette politique doit expliquer comment les données personnelles sont collectées, stockées et utilisées. Elle précise aussi les droits des utilisateurs en matière de protection de leurs informations.

Ensuite, le site doit offrir aux utilisateurs la possibilité de consentir au recueil de leurs données personnelles. Cela peut se faire via une bannière de cookies ou un formulaire d’accord explicite. Une fois ce cap passé, la plateforme doit s’assurer de la sécurité des renseignements des utilisateurs. Ceci inclut des mesures de cryptage des données, des pare-feu ou des mots de passe forts.

Enfin, le site doit nommer un délégué à la protection des données (DPO) qui veillera à ce qu’il soit conforme au RGPD. Il convient de noter que la conformité au RGPD est un processus continu. Les entreprises doivent ainsi régulièrement réviser et mettre à jour leur politique de confidentialité et leurs mesures de sécurité.

Est-ce que le RGPD est obligatoire ?

Oui, le RGPD s’avère obligatoire pour toutes les entreprises, organisations et institutions qui collectent, traitent et stockent des données personnelles de citoyens de l’Union Européenne (UE).

La loi adoptée en 2016 puis entrée en vigueur en mai 2018 remplace ainsi la directive européenne de 1995 sur la protection des données. Elle vise à protéger la vie privée et les droits fondamentaux des personnes concernées en renforçant les obligations des entreprises.

Ainsi, toute entité, qu’elle soit basée dans l’UE ou non, doit se conformer aux règles du RGPD si elle manipule des données personnelles de citoyens de l’UE. Le non-respect de cette réglementation peut entraîner des sanctions financières importantes allant jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires mondial de l’entreprise.

Quand est-ce que le RGPD ne s’applique pas ?

Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) ne s’applique pas dans toutes les situations. En effet, le domaine du numérique se trouve assez vaste et il semble judicieux de circonscrire les contextes de validité de la loi. Déjà, le RGPD ne concerne pas les activités personnelles ou domestiques. Vous ne bénéficiez pas de sa protection lorsque vous utilisez votre adresse e-mail personnelle pour envoyer des messages à vos amis et à votre famille.

Ensuite, le règlement ne s’applique pas aux entreprises qui ne traitent pas de données personnelles. Cette limite apparait comme évidente. Si une entreprise ne collecte pas, ne stocke pas et ne traite pas les informations concernées, elle n’a pas de contraintes légales.

De plus, le RGPD ne s’applique pas aux données anonymes. Lorsque les renseignements se traitent de manière à ne plus pouvoir être liés à une personne physique identifiée ou identifiable, la loi s’en détache. Le règlement ne s’applique pas non plus aux informations traitées à des fins exclusivement journalistiques, académiques, artistiques ou littéraires. Toutefois, dans ces cas, les données doivent s’exploiter de manière à respecter les droits fondamentaux des individus et leur vie privée.

Enfin, le RGPD n’encadre pas les activités de traitement de données effectuées par les autorités publiques dans l’exercice de leurs fonctions. Néanmoins, ces travaux se trouvent soumis à d’autres lois et réglementations de protection des données. Notons que même si le règlement ne s’applique pas dans certaines situations, il reste essentiel de respecter les droits fondamentaux des individus.

Comment se mettre en conformité ?

La mise en conformité avec le RGPD implique de suivre certaines étapes clés. La première consiste à comprendre comment les données personnelles sont collectées, stockées, traitées et supprimées au sein de l’entreprise. Pour cela, un audit apparait comme indispensable.

Ensuite, il importe de nommer un délégué à la protection des données (DPD). Cette personne sera chargée de superviser la conformité de l’entreprise avec le RGPD. Elle servira aussi de point de contact pour les personnes concernées. Celles-ci doivent être informées clairement et avec concision sur la manière dont leurs renseignements sont collectés, stockés, traités et supprimés.

L’entreprise doit également mettre en place des mesures de sécurité techniques et organisationnelles efficaces. Elles permettront de prévenir les pertes, les vols et les utilisations non autorisées des données personnelles. Dans certaines circonstances, le consentement à obtenir des personnes concernées doit présenter une forme explicite avant l’usage de leurs données personnelles.

Le RGPD accorde aux individus en question certains droits élémentaires. Il s’agit notamment du droit d’accéder à leurs informations recueillies, de rectifier les données inexactes et d’effacer l’entièreté de leur dossier. L’entreprise doit respecter l’ensemble de ces prérogatives. Elle peut éviter certains risques inutiles en anticipant sur la formation de ses employés. Ceux-ci maitriseront les politiques de confidentialité et de sécurité ainsi que les procédures à suivre en cas de violation de données.

Enfin, l’entreprise doit régulièrement évaluer sa conformité avec le RGPD et mettre à jour ses politiques et procédures au besoin. Cette mission passe évidemment par la mise en œuvre d’audits de sécurité pour s’assurer que les données personnelles sont protégées de manière appropriée. En suivant ces étapes clés, toute entité peut se mettre en conformité avec la loi et protéger les informations de ses clients et employés.

Comment savoir si on est conforme au RGPD ?

Si une entreprise souhaite vérifier son niveau d’application du RGPD, elle doit procéder à une évaluation de conformité. Cette action permettra de déterminer si l’entité respecte toutes les exigences du règlement en matière de protection des données personnelles.

L’évaluation de conformité peut inclure :

• La revue des politiques et procédures de l’entreprise pour s’assurer qu’elles satisfont aux exigences du RGPD ;
• La vérification de la mise en place des mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour protéger les données personnelles ;
• L’analyse de la collecte, du traitement et de la suppression des informations pour s’assurer d’une conformité de ces processus au RGPD ;
• La vérification de la mise en place d’un Délégué à la protection des données (DPD) et de son rôle au sein de l’entreprise ;
• Le contrôle de l’implémentation des mécanismes permettant de répondre aux demandes des personnes concernées. On parle notamment de demandes d’accès, de rectification ou d’effacement des données.
• L’examen de la formation du personnel sur les pratiques de conformité au RGPD. Elles incluent une connaissance sans faille des politiques de confidentialité et de sécurité ainsi que des procédures à suivre en cas de violation de données.

Une fois l’évaluation terminée, l’entreprise pourra identifier les éventuelles non-conformités et mettre en place des mesures correctives pour y remédier. En continuant à effectuer des contrôles réguliers, elle pourra garantir un respect en permanence des obligations imposées par le RGPD.

Quelle est la première étape de conformité au RGPD ?

Désigner une première étape à l’application du RGPD apparait comme une tâche banale, mais essentielle. Plusieurs entreprises ignorent en réalité quel devrait être leur point de départ pour une conformité avec le règlement européen. À cet effet, sachez que la première étape consiste à effectuer un audit des données personnelles que vous manipulez. Cet examen doit comprendre une analyse détaillée de la base d’information de la structure, les méthodes et buts d’éventuels traitements.

L’audit se réalise en collaboration avec toutes les parties prenantes concernées. Pour citer les acteurs principaux, on distingue :

• les autorités responsables de la protection des données ;
• les responsables de la conformité ;
• les responsables de la sécurité de l’information ;
• les responsables informatiques.

Chacun doit pouvoir contribuer à une sérieuse estimation de l’état des lieux. Rappelons que les données personnelles sont définies de manière large par le RGPD. Elles intègrent donc un panel d’informations comme les noms, les numéros de téléphone, les adresses e-mail, adresses IP, données de localisation, etc.

Lors de l’audit, il faudra déterminer la base juridique sur laquelle l’entreprise traite ces renseignements. Elle intègre généralement le consentement, l’exécution d’un contrat, l’obligation légale, l’intérêt légitime ou la protection des intérêts vitaux des personnes concernées. Une fois que vous avez terminé les contrôles, vous devrez élaborer un plan d’action pour remédier à tout problème identifié. Celui-ci comprend toutes les mesures utiles pour assurer la sécurité et la confidentialité des données personnelles.