La gestion du conseil d’administration est un processus parfois fastidieux avec des enjeux très élevés.
Cela nécessite de la planification au niveau des différentes parties, une bonne communication ainsi qu’un meilleur archivage.
Une simple omission d’un détail peut conduire à de graves conséquences pour l’entreprise.
Heureusement, il existe des logiciels de pilotage de réunions du conseil d’administration.
Ces derniers facilitent la vie des dirigeants en les aidant à assurer une gestion efficace, organisée et opportune du conseil.
Au-delà de cet aspect, le choix de cet outil présente de nombreux avantages pour une structure.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de conseil d’administration ?
Le logiciel de pilotage de conseil est une plateforme logicielle ou SaaS qui facilite la gérance ainsi que la gouvernance de votre organe d’administration.
En intégrant la planification de vos réunions, l’émission des procès-verbaux ou le partage de documents, cet outil permet de rationaliser les processus, d’éviter les omissions et de s’assurer du respect des bonnes pratiques.
Encore appelée portail pour conseil, cette plateforme offre généralement diverses solutions pour rendre la communication plus simple entre les collaborateurs.
Avec le meilleur logiciel de réunion du conseil d’administration, votre organe de direction peut fonctionner efficacement, mais aussi économiser du temps et de l’argent.
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de réunions du conseil ?
Le choix d’un outil de pilotage de vos séances du conseil peut aider votre structure à bien des égards.
Amélioration de la gouvernance du conseil d’administration
La plateforme de gestion de votre organe de direction réduit considérablement le temps de préparation des réunions. Tous les documents nécessaires peuvent être téléchargés sur le cloud instantanément.
En outre, ce portail logiciel vous permet de mettre en place vos séances, d’organiser des comités ou des sondages, d’effectuer des votes, d’établir des modèles d’ordres du jour de réunions, etc.
Disposer d’un contrôle d’accès aux données
Les portails sécurisés du conseil d’administration aident à contrôler les informations auxquelles les utilisateurs ont accès. Il est possible d’ajouter/supprimer des membres aux séances ou de les affecter à des comités.
Pareillement, le logiciel permet l’accès à des données sensibles pour des personnes spécifiques, de récupérer les mots de passe oubliés, d’activer/désactiver l’impression de fichiers, l’envoi d’e-mails, etc.
Accroitre l’engagement des membres du conseil d’administration
La plateforme de collaboration du conseil réduit le besoin de réunions fréquentes et offre la possibilité d’effectuer toutes les tâches dans les délais.
En outre, les membres de l’organe de direction peuvent accéder aux données pertinentes à tout moment, de n’importe où et sur n’importe quel appareil.
Ainsi, ils ont la capacité de transmettre des informations et de planifier des réunions en ligne.
Réduction des coûts
De nombreux utilisateurs migrent vers une application de réunion de conseil d’administration pour cette raison. Comme il a été mentionné précédemment, les entreprises perdent souvent du temps et de l’argent pour préparer des documents en version papier avant chaque séance.
Avec les meilleurs portails de conseil, les données peuvent être échangées instantanément en ligne.
Mis à part ces avantages, l’utilisation de tels outils fait de vous une entreprise moderne à la pointe de la technologie.
Comment choisir sa plateforme de gestion des réunions du conseil ?
Lors du choix de votre logiciel de gestion du conseil, vous devez prendre en compte plusieurs critères.
Les fonctionnalités
Il s’agit de la première chose dont vous devez tenir compte. Étant donné que cet outil vous aide à organiser vos réunions et vous facilite votre gestion du conseil, il doit prendre en considération des éléments comme :
- L’agenda pour planifier les réunions
- La possibilité de partager des données de manière instantanée
- La visualisation des évènements passés et à venir
- L’option d’ajout de personnes à des évènements ou des commissions
- La prise de note et l’archivage
- L’Édition et le partage de document en ligne, etc.
La sécurité
Si vous souhaitez protéger vos données, vous avez besoin d’un logiciel avec un cryptage pour une meilleure sécurité. Renseignez-vous auprès des fournisseurs de portails de conseil d’administration afin d’en apprendre davantage sur la question.
L’expérience utilisateur de l’outil
Le logiciel doit être facile à prendre en main, accessible sur plusieurs appareils avec une interface intuitive. La disponibilité des programmes de formation et un service d’assistance sont également importants.
Par ailleurs, les avis d’utilisateurs sont aussi un paramètre dont vous devez tenir compte lors de votre choix.
Boardmaps ou Bubble Meeting, lequel choisir ?
Boardmaps et Bubble Meeting sont tous deux des logiciels dédiés à gestion des réunions de vos conseils d’administration qui disposent tous des fonctionnalités de base.
Si ces deux outils SaaS ont le même rôle et sont adaptés aux PME, aux TPE et aux structures du secteur des services ou tertiaires, ils présentent néanmoins quelques différences. Lors de votre choix, vous devez donc opter pour celui qui est le plus compatible avec votre entreprise.
Boardmaps a la particularité de fonctionner sur mobile, d’offrir de bonnes alternatives de sécurité et une gestion des invités. Il dispose d’un côté pratique et sécurisé. Quant à Bubble Meeting, il a l’avantage d’être plus collaboratif.
Avec ce dernier, vous pourrez mettre en place aisément des rencontres, des quiz, des votes, des défis ou des challenges pour une meilleure cohésion des membres du conseil.
