Conseils pour améliorer l’accueil téléphonique en entreprise

L’accueil téléphonique est le premier contact d’une entreprise avec le client. Il permet de véhiculer une certaine image de celle-ci auprès de sa clientèle.

Il joue alors un rôle crucial dans la notoriété de toute société. C’est pour cette raison qu’il faut qu’il soit impeccable et irréprochable.

Guide pour améliorer l’accueil téléphonique en entreprise

Découvrez à travers cet article des conseils pour améliorer l’accueil téléphonique dans votre entreprise.

8 Conseils pour améliorer l’accueil téléphonique

Une suite de 8 pour pour soigner l’accueil téléphonique de l’entreprise. On reste à votre écoute et bonne lecture

Conseil N°1 : Soignez votre image

Dans un monde entrepreneurial saturé et de plus en plus concurrentiel, l’image d’une entreprise est d’une importance capitale. En effet, la première image qu’une société imprime dans l’esprit de sa clientèle détermine la fidélité de celle-ci. Il devient alors impératif de soigner votre image afin que votre premier contact avec vos clients soit de la plus belle eau.

Pour marquer les esprits de vos prospects et clients, vous devez vous démarquer de la concurrence en misant sur vos points forts. Votre entreprise inspirera ainsi davantage confiance à vos cibles. Vous pourrez aussi transmettre sans difficulté les valeurs que vous voulez à votre audience.

Dans votre démarche d’optimisation de l’accueil téléphonique, votre communication doit être également claire et concise. Elle doit refléter une image positive, professionnelle et unique de votre entreprise.

Conseil N°2  : Augmentez votre disponibilité

La relation client est un facteur primordial de réussite dans une entreprise. La manière dont cette dernière s’engage et interagit avec sa clientèle détermine en retour l’engagement des clients vis-à-vis d’elle. Ainsi, pour une expérience client de qualité, il faut nécessairement augmenter votre disponibilité à l’endroit de vos prospects.

Un potentiel client qui appelle votre entreprise au téléphone doit sentir que vous lui accordez le temps nécessaire pour exprimer ses demandes. Il doit se sentir libre de parler sans craindre que vous lui raccrochiez au nez. La vitesse et le traitement efficace des demandes des clients sont essentiels pour limiter les attentes téléphoniques.

La personne qui assure la fonction de standardiste d’accueil doit être disponible en permanence pour répondre aux appels téléphoniques aux heures d’ouverture. Ceci pour aider rapidement l’interlocuteur et lui fournir des réponses aux problématiques qu’il rencontre. L’accueil téléphonique doit apporter de manière proactive des solutions aux interrogations du client à l’autre bout du fil.

Conseil N°3 : Soyez à l’écoute de vos clients

Être à l’écoute de vos clients est sans doute la meilleure manière de leur montrer que vous tenez à les satisfaire. L’écoute client permet également de déterminer les éventuels écarts entre les attentes de la clientèle et les expériences réellement vécues. Les appels téléphoniques reçus par une entreprise constituent le parfait moment pour faire preuve d’écoute à l’endroit des clients.

Écouter attentivement les doléances des appelants est aussi un excellent moyen d’augmenter le taux de conversion de votre entreprise. Cela vous aidera à détecter les dysfonctionnements qu’ils évoquent. Vous pourrez ensuite mettre en place des plans d’action pour améliorer l’expérience de tous les clients.

Accorder plus de temps et une meilleure écoute aux appels téléphoniques témoigne de votre intérêt pour chacun de vos abonnés. C’est une démarche qui vous permettra de gagner inéluctablement plus d’étoiles auprès de vos clients.

Conseil N°4 : Humanisez l’appel téléphonique

De tous les moyens de communication d’une entreprise avec sa clientèle, c’est le canal téléphonique qui est privilégié. Pour cause, il apporte un côté humain contrairement aux conversations sur un chatbot, aux réseaux sociaux et aux e-mails. Autrement dit, vous avez la possibilité d’humaniser davantage un appel téléphonique rien qu’avec un ton de voix empathique et jovial.

Vous pourriez par exemple procéder à la reconnaissance de votre contact en l’appelant directement par son nom de famille ou même par son prénom selon l’axe de communication de votre entreprise.

Cela montrera au client qu’il a de la valeur à vos yeux et qu’il compte beaucoup pour l’entreprise. Dès lors, il se sentira valorisé et il aura davantage confiance en vous. Il va sans dire que c’est aussi un excellent moyen de le fidéliser.

Vous devez garder à l’esprit que l’accueil que vous accordez aux clients désireux d’obtenir un renseignement par téléphone influe considérablement sur l’image de votre entreprise. C’est la raison pour laquelle vous devez veiller à ce que la gestion des appels soit faite avec amabilité, courtoisie et calme.

Conseil N°5 : Sachez terminer les conversations

Si le début d’une conversation téléphonique est important, la fin l’est encore plus. En effet, la manière dont vous terminez les conversations avec vos clients en dit long sur votre professionnalisme et sur le sérieux de votre entreprise. Il va de soi que vous devez éviter de terminer un appel pendant que votre interlocuteur continue de parler.

De même, il serait maladroit de mettre fin à une conversation avec vos clients sans vous assurer qu’ils ont eu gain de cause à travers cet appel. N’hésitez pas à leur demander s’ils ont d’autres préoccupations et demandes. Dites-leur également que vous restez à leur disposition s’ils ont besoin d’autres informations. Surtout, ne manquez pas de les remercier d’avoir appelé.

Conseil N°6 : Soyez informé et formé

Le but de la majorité des appels reçus en entreprise est la prise de renseignements sur les services offerts et parfois sur l’adresse. Ainsi, le standardiste d’accueil qui gère ces appels doit être suffisamment informé sur l’entreprise. Il doit être en mesure de fournir des renseignements vrais et vérifiés à l’interlocuteur.

Par ailleurs, il doit être formé pour gérer efficacement les appels téléphoniques de l’entreprise. La formation de ce professionnel est capitale parce que l’accueil téléphonique est une tâche très sensible. Il faut avoir reçu les notions d’accueil et de communication nécessaires pour assurer avec succès ce travail.

Conseil N°7 : Proposez un décroché efficace

Un décroché efficace exclut les phrases d’accroche traditionnelles. En effet, ces formules d’accueil téléphonique peuvent devenir rédhibitoires à force d’être constamment répétées. Ainsi, vous devez procéder différemment tout en restant original et professionnel. Pour ce faire, il est nécessaire de vous mettre à la place du client et de lui dire ce que vous auriez aimé entendre si vous appelez le standard d’une entreprise.

Un autre aspect dont vous devez tenir compte est l’authenticité de votre voix. Parlez normalement en gardant une bonne intonation de voix. Il faut tenir un débit de voix normal et éviter d’être trop lent ou trop rapide. Il n’est nullement nécessaire de parler trop fort ou trop doucement, conservez juste un volume cohérent.

Conseil N°8 : Améliorez votre accueil téléphonique grâce au secrétariat à distance

Savez-vous que le secrétariat téléphonique à distance peut considérablement améliorer votre accueil téléphonique ? Les opérateurs à distance sont en mesure de gérer avec professionnalisme les appels téléphoniques de votre entreprise.

Généralement, ces prestataires ont pour unique mission la réception des appels. Cette précision constitue le principal atout du secrétariat à distance. Vu qu’il s’agit d’un travail rémunéré sur mesure, la probabilité est très forte que vous soyez parfaitement satisfait.

En somme, pour améliorer l’accueil téléphonique en entreprise, il faut faire preuve de professionnalisme au cours des conversations. Le plus important, c’est de répondre convenablement aux différentes préoccupations des interlocuteurs.