Cahier des charges SIRH : définition de quoi parle-t-on ?

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Cahier des charges SIRH : que devriez-vous savoir sur ce document ?

Pour les entreprises modernes, la gestion des ressources humaines est l’une des tâches chronophages et budgétivores. Dans un tel contexte, digitaliser sa fonction RH semble être une solution efficace.

Mais, pour en tirer le meilleur, il est important de connaitre ses besoins et de se fixer des objets concrets.

C’est là que rédiger un cahier des charges SIRH devient incontournable.

Découvrez ci-dessous des informations utiles sur le sujet SIRH.

Les enjeux de la mise en place de logiciels RH

enjeux de la mise en place de logiciels RH
enjeux de la mise en place de logiciels RH

Depuis quelques années, le digital prend le dessus dans de nombreux domaines. Grâce aux efforts des éditeurs, on retrouve aujourd’hui des solutions dématérialisées permettant de simplifier la tâche aux entreprises en ce qui concerne la gestion des processus administratifs.

Selon les besoins, il est possible de s’équiper de logiciels RH afin d’optimiser sa gestion des ressources humaines.

Comme le suggère son nom, un système d’information RH est un ensemble d’outils mis en place pour gérer automatiquement différentes tâches liées à la direction RH d’une entreprise. Pour en tirer le meilleur, il est indispensable de rédiger un cahier des charges afin d’aider les acteurs RH, les managers et les autres collaborateurs à bien profiter des atouts du SIRH.

Cahier des charges SIRH : définition

définition Cahier charges SIRH
définition Cahier charges SIRH

En général, un cahier des charges est une base de travail qui permet à une organisation de bien cadrer un projet. Dans ce document, on retrouve d’une part les attentes et les exigences du donneur d’ordre. D’autre part, il avertit l’éditeur sur les contraintes techniques et organisationnelles.

Il en est de même pour le cahier des charges SIRH. Il s’agit en effet d’un document rédigé par une entreprise à l’attention d’un éditeur de solutions logicielles. Par ailleurs, ce document renseigne sur les responsabilités des intervenants à divers niveaux du projet.

À quoi sert-il ?

L’objectif principal d’un cahier des charges SIRH est de faciliter la mise en place d’un système d’information des ressources humaines au sein d’une entreprise. De façon concrète, ce document permet de connaitre le résultat que devra donner la solution RH à la fin du projet. Il fonctionne donc comme une feuille de route pour favoriser le bon déroulement des processus RH.

Pour toute entreprise qui souhaite mettre en place un système d’information des ressources humaines, le cahier des charges SIRH est un document de référence. En effet, il constitue l’élément clé du dossier de consultation. Il rassemble toutes les informations nécessaires à l’élaboration d’un projet digital et conditionne donc les réponses de l’éditeur. C’est d’ailleurs pour cette raison qu’il est capital de lui accorder une attention particulière.

En quoi est-il indispensable ?

Si vous désirez implanter un SIRH dans votre entreprise, vous trouverez de nombreux éditeurs de logiciels prêts à vous faire profiter de leur savoir-faire. Cependant, il vous sera difficile, voire impossible, d’obtenir une solution sur mesure si vous n’identifiez pas clairement vos besoins au préalable. C’est là qu’il devient indispensable de rédiger un cahier des charges SIRH.

En plus d’aider l’éditeur à cibler précisément les besoins de votre entreprise, un cahier des charges SIRH lui permet aussi de comprendre les spécificités et les exigences de votre secteur d’activité. Il pourra alors centraliser les informations de manière à vous fournir une solution qui répond à vos attentes.

Avez-vous encore des doutes sur votre projet ? Nous vous invitons à mene une réflexion sur comment accompagner la transformation digitale dans votre entreprise.

5 éléments à inclure dans son cahier des charges SIRH

Pour être utile, votre cahier des charges SIRH doit être le plus complet possible. S’agissant d’un document contractuel, il doit être rédigé avec soin pour éviter les surprises désagréables et les malentendus avec le fournisseur après l’implantation du SIR. Pour ce faire, il doit contenir certains éléments.

Contexte et objectifs du projet

Il s’agit ici de décrire exactement votre entreprise en indiquant le fonctionnement actuel de votre service RH et de votre système d’information si vous en avez. De même, vous devez expliquer à quel moment vous avez eu le besoin de mettre en place un outil SIRH spécifique au sein de votre organisation. N’oubliez pas de préciser pourquoi vous souhaitez réaliser ce projet et comment vous pensez procéder.

Couverture fonctionnelle

Après avoir décrit le contexte actuel de votre entreprise, il est temps de montrer à l’éditeur les processus que vous souhaitez digitaliser. Ne manquez pas de préciser les spécificités techniques que vous attendez ainsi que vos priorités.

Gestion des profils et utilisateurs

Dans la rédaction d’un cahier des charges SIRH, il est capital de faire un état des lieux. Cette étape permet de comment adapter le futur outil aux profils des utilisateurs. N’hésitez pas à consulter votre responsable informatique pour mieux expliquer votre situation à l’éditeur choisi.

Objectifs, reporting et tableaux de bord

C’est l’occasion pour vous de faire part du résultat que vous attendez après la mise en place de votre SIRH. Précisez les performances que vous espérez obtenir ainsi que les améliorations attendues. Si vous voulez, vous pouvez vous contenter d’inclure vos objectifs de façon globale. Mais, il serait préférable de les détailler par fonction RH afin de garantir la réussite de votre projet.

Infrastructure et technologies de la solution

Il existe aujourd’hui une large gamme de solutions destinées à optimiser la gestion RH au sein des organisations. En rédigeant votre cahier des charges SIRH, pensez à mentionner les fonctionnalités que vous recherchez pour votre entreprise. C’est important pour obtenir une solution pratique et fonctionnelle.

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