La digitalisation des factures d’entreprise : une véritable révolution des modèles classiques en papier

Autrefois, dans le cadre de la gestion de leurs activités, les entreprises recourent principalement aux documents en mode papier.

Cette option, bien qu’elle soit indispensable, représente à un certain point de vue un véritable investissement en matière de temps, d’énergie et d’argent. Heureusement, les progrès de la digitalisation ont permis d’avoir des solutions plus simples, rapides et automatiques.

Désormais, pour mieux gérer les échéances de paiement que ce soit du niveau des fournisseurs et des clients, les entreprises peuvent recourir à la facturation électronique.

Cette dernière contribue à l’amélioration de leurs images et revêt aussi d’autres avantages à découvrir dans la suite.

Que savoir sur le processus de numérisation des bordereaux en papier ?

Face aux nouvelles tendances de la digitalisation, les entreprises françaises devraient toutes bientôt se conformer au projet de la facturation électronique obligatoire. Il s’agit d’un processus de création et d’envoi automatique de facture par voie purement numérique. L’e-facture est une facture conçue, envoyée et reçue dans un format dématérialisé en vue d’un traitement automatisé. Elle se présente généralement comme une facture ordinaire en papier.

Ainsi, elle doit contenir toutes les données requises. Toutefois, il faut souligner que les factures imprimées sous forme papier avant d’être scannées pour être envoyées ne sont pas des documents électroniques. Ceci est valable quand bien même le fichier obtenu est transmis par courrier électronique. Ainsi, il ne suffit pas que la facture soit rendue dans un format PDF pour être déclarée électronique.

En réalité, il faut que tout le processus soit entièrement dématérialisé, que ce soit au niveau de l’émission, de la transmission ou de la publication. Cela étant, le gestionnaire doit se servir d’un système informatique spécifique de conception de quittance, laquelle parvient automatiquement dans la boîte du destinataire.

Conception de factures dématérialisées : quels avantages ?

Par rapport au mode traditionnel, l’établissement numérique de factures offre une multitude d’avantages, non seulement aux entreprises, mais également à leurs clients. Sécurité, économie de temps et d’argent…, découvrez les principaux intérêts à choisir la facturation électronique.

Un mécanisme sommaire

L’e-facturation se résume principalement à l’utilisation de programmes informatiques de conception de relevés numériques et à l’expédition rapide de ceux-ci aux clients. C’est un mécanisme extrêmement simple à instaurer et à exécuter. Vous n’avez qu’à concevoir en premier lieu, une base d’informations prenant en compte vos prospects et vos prestations.

Ensuite, pour l’émission de la facture, il faudra juste renseigner quelques informations requises. Vous pourrez établir de façon brève votre document et économiser votre temps tout en réduisant le risque de commettre certaines erreurs.

L’économie d’argent

La facturation par voie digitale permet à votre entreprise de faire des économies sur ses ressources financières. En effet, l’établissement et l’envoi des factures en version papier peuvent constituer un véritable investissement. Papier, enveloppe, transport, timbre, énergie électrique…, ces derniers représentent un coût considérable pour l’entreprise. Il faut souligner en outre les coûts d’archivage.

À l’inverse, en optant pour un mécanisme purement digital, vous pourrez minimiser vos dépenses et maintenir votre trésorerie. Notez également que grâce à cette solution, vos clients recevront plus tôt les factures. Là, ils pourront probablement les traiter afin de vous solder dans les moindres délais. Par ailleurs, cette solution automatisée vous garantit un gain de temps précieux que vous pourrez mettre à profit de certaines activités lucratives.

Un important gain de temps

Concevoir, imprimer, envelopper, se déplacer et expédier une facture en papier constitue un véritable investissement en matière de temps. L’e-facturation vous allège la tâche en vous permettant de créer facilement vos relevés et de les transmettre aux destinataires sans vous déplacer. Elle vous évite des erreurs dans la gestion comptable et aussi, de déployer autant d’efforts pour archiver les documents.

Vous pourrez profiter du temps que vous gagnez pour peut-être mettre en place de nouvelles idées pouvant être bénéfiques pour votre entité. Le dispositif informatique de facturation permet au préalable de réunir les informations sur vos clients et produits pour mettre en place une base de données. Il suffira alors de sélectionner le prospect et le service consommé, et de cliquer sur le bouton d’envoi, respectivement pour générer la facture et l’envoyer.

Une sécurité accrue des données d’entreprise

La facturation numérique permet aux gestionnaires d’archiver les factures tout en assurant la discrétion des renseignements qu’elles renferment. À l’opposé de l’archivage traditionnel, les indications présentes sur les relevés électroniques sont conservées sur un centre de données.

Cela garantit un degré accru de sécurité des factures transmises, sans oublier leur pérennité. En outre, il faut noter qu’avec la facturation électronique, vous n’aurez plus de soucis à vous faire concernant la perte de vos documents et autres problèmes assimilés. Quel que soit le moment ou l’endroit, vous pourrez facilement avoir accès à vos archives.

La réduction des erreurs

Si vous êtes habitué à recourir à la version papier lors de la création de vos factures, alors vous devez sans doute être quotidiennement confronté à des fautes de saisie et de calcul. Le processus numérique vous propose de limiter au mieux ces erreurs et d’améliorer votre image auprès de vos abonnés.

En effet, l’e-facturation s’effectue généralement à l’aide des logiciels spécifiques. Ces derniers intègrent de multiples fonctions dont la calculatrice qui permet d’ailleurs d’opérer des calculs sans risque d’erreur. On note également les fonctions de suggestion et de correction spontanée des données déjà renseignées. Grâce à ces dernières, vous évitez les erreurs de frappe. En définitive, la solution digitale vous garantit des factures de meilleure qualité.

Une solution utile pour les clients et l’environnement

Les avantages de la facturation dématérialisée ne se limitent pas seulement aux entreprises prestataires, mais ils concernent aussi les particuliers et entreprises clientes. Ces derniers peuvent désormais avoir accès à leurs factures, et ce, à n’importe quel moment. En outre, ils ont la possibilité de les conserver de façon sécurisée au moyen de l’archivage électronique. Les paiements sont d’autant plus faciles à gérer.

La transition vers la facturation numérique contribue à la réduction de la consommation énergétique et de l’empreinte carbone. Ceci constitue un moyen indirect d’investir dans le développement de long terme. En effet, la production des factures classiques nécessite une consommation considérable, que ce soit en électricité, en encre ou en papier.

Grâce à la facturation électronique, vous réduisez votre dépense énergétique et non seulement ça, vous préservez votre environnement contre certains risques. Notez que les factures numériques ne sont pas transportables physiquement. Elles participent à réduire les fuites de dioxyde de carbone et sont donc sans danger pour votre entourage.

E-facturation : comment la mettre en place ?

Le processus de numérisation des factures nécessite de respecter certains principes. Avant tout, il convient de bien contextualiser les besoins et visions de l’entreprise. Si vous souhaitez adopter ce mode de conception de factures, alors vous avez le choix entre deux possibilités. La première consiste à recourir à la plateforme publique de facturation, Chorus Pro.

En ce qui concerne la seconde possibilité, il s’agira d’opter pour un site de dématérialisation partenaire. En recourant à cette dernière option, vous pourrez gagner du temps lors du traitement de vos relevés. Depuis la création jusqu’à l’enregistrement comptable, la plateforme propose des fonctionnalités automatiques afin de gérer de manière efficace et rapide, vos opérations.

Pour émettre les factures, vous pourrez vous servir soit de l’EDI, de la signature électronique ou d’une technologie informatique. Par ailleurs, vous devez mettre en œuvre les bonnes stratégies pour conserver vos données et assurer leur sécurité.

À ce propos, il est recommandé de prévoir un support de stockage amovible, lequel sera remplacé au bout de 3 ans. L’original des factures EDI et celles avec signature électronique devront être gardés pour 6 ans.

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